Projektmanagement-Grundlagen — vom Auftrag zur Abnahme
Bevor Methoden kommen, muss klar sein, was ein Projekt ist und in welcher Phase welche Dokumente entstehen. Diese Basis wird in fast jeder Prüfung abgefragt.
Wann ist es ein Projekt?
Ein Projekt ist ein Vorhaben, das folgende Merkmale erfüllt:
- Einmalig — nicht wiederkehrender Routinebetrieb
- Zielgerichtet mit definiertem Ergebnis
- Zeitlich begrenzt (Start und Ende)
- Begrenzte Ressourcen (Budget, Personal, Material)
- Komplex und meist fachübergreifend
- Eigene Organisationsform mit eigener Leitung
Gegenprobe: Läuft es immer wieder ab und ist es Routine, ist es ein Prozess — kein Projekt.
Das Magische Dreieck
Drei Größen stehen in Wechselwirkung — ändert man eine, ändern sich die anderen:
| Ecke | Bedeutung |
|---|---|
| Leistung/Qualität | Was soll in welcher Güte entstehen? |
| Zeit | Termine, Meilensteine, Dauer |
| Kosten | Budget und Ressourcen |
Später wird oft um Ressourcen und Risiken zum „erweiterten" Dreieck ergänzt. Kernaussage: Alle drei Größen gleichzeitig maximieren geht nicht.
Projektphasen
- Initialisierung: Idee, Machbarkeit, Auftragsklärung, Projektauftrag.
- Definition/Planung: Ziele fixieren, Strukturplan, Termine, Kosten, Risiken, Lastenheft/Pflichtenheft.
- Durchführung/Steuerung: Arbeit erledigen, Fortschritt messen, Abweichungen gegensteuern.
- Abschluss: Abnahme, Übergabe, Dokumentation, Abschlussanalyse, Erfahrungssicherung.
Lastenheft gegen Pflichtenheft
| Lastenheft | Pflichtenheft | |
|---|---|---|
| Wer schreibt | Auftraggeber | Auftragnehmer |
| Inhalt | Was wird gefordert? Anforderungen, Ziele, Rahmenbedingungen | Wie wird es umgesetzt? Lösungskonzept, technische Umsetzung |
| Zeitpunkt | vor der Ausschreibung | nach Beauftragung, vor der Realisierung |
Der Klassiker: „Wer erstellt das Pflichtenheft?" Antwort: der Auftragnehmer — nicht der Auftraggeber.
Rollen und Gremien
- Auftraggeber: will das Ergebnis, genehmigt Budget.
- Projektleiter: verantwortet Zielerreichung, Termine, Kosten, Teamführung.
- Projektteam: führt die Facharbeit aus.
- Lenkungskreis/Steuerkreis: trifft Grundsatzentscheidungen, entscheidet bei Eskalation.
- Projektcontroller: überwacht Kennzahlen unabhängig.
Typische Prüfungsfallen
- Lastenheft und Pflichtenheft vertauschen — häufigster Fehler im Bereich.
- Magisches Dreieck: Nicht „möglichst alles maximieren", sondern Zielkonflikt beschreiben.
- Projektleitung ≠ Fachvorgesetzter: Fachliche und disziplinarische Führung sind getrennt.
- Abschlussphase vergessen: Abnahme und Erfahrungssicherung gehören dazu.
Weiter üben
Das Grundlagenwissen steht hier frei — geübt wird in der Lernplattform: über 1.300 Prüfungsfragen mit ausführlicher Erklärung zu jeder Antwort, Fortschritt im eigenen Konto.